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冲突矿物实施规则

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

冲突矿物实施规则

 

 


作成

检讨

承认

   

 

 

 

 

 

 

 

天津世宇电子股份有限公司

 

    

1.       简介……………………………………………………………………………………………………………………….……..3

2.       组织结构和职责………………………………………………………………………………………………………..…4

3.       推进内容………………………………………………………………………………………………………..…………….5

4.       纠正和预防措施……………………………………………………………………………………….………….……….6

5.       改善效果验证………………………………………………………………………………………………………………..9

6.       持续改进……………………………………………………………………………………………………………...………10

7.       公司团队业务报告…………………………………………………………………………………………..……..……11

8.       文件修订历史记录…………………………………………………………………………………………………….….12

附录A资源材料…………………………………………………………………………………………….………………..….13

附录B主要术语……………………………………………………………………………………………..……………………14

附录C危险信号………………………………………………………………………………………………………….………..15

附录D尽职调查………………………………………………………………………………………………..……….………..16

附录E供应商文件的行文样本……………………………………………………………..…………..…………………20

附录F客户询问调查回复:企业级别部分……………………………………………………..…………..………21

附录G回复客户询问样本……………………… ………………………………………………… ………………….…….22

 

1.    简介

 

本公司恪守人权、道德和环境责任,致力于向拥有共同价值的公司采购物料。2012822,证券交易委员会(“SEC”)采纳《多德弗兰克华乐街改革和消费者保护法案》制定的新规,要求上市公司对其产品中的“冲突矿物和”做出披露。新规规定,鉴于美国国会认为某些的开发和贸易助长DRC严重侵犯人权的行为,公司须额外披露这些矿物的使用和来源信息。旨在减少参与刚果民主共和国(“DRC”)及周边国家(“所涉国家”)冲突的团体的资金。法例 中所指的特定矿物为钨、钽、锡和金(“3TG”,本公司旨在遵守新规,并定期报告相关活动。

本公司既不开采亦不冶炼3TG,并对第三方采购的物料评估其对3TG的使用情况,了解这些矿物来源。确定矿物是否源自所涉国家的矿山及矿物是否对武装冲突有支持作用。为此,本公司采纳五步流程:

A.      确定产品及供应商范围----识别3TG供应商。

B.      进行合理的原产国调查----通过标准化方法从供应商获取必要信息,以评估3TG产品,满足任何潜在的冲突矿物报告要求。

C.      展开尽职的调查----根据供应商对合理的原产国调查的回复进行跟进。

D.      数据存取和公司团队报告----各部门遵守持续数据存取和报告要求。查证产品是否  存在冲突矿物。

E.       加强管理----确保持续合规。

本公司的中央冲突矿物团队已制定一系列要求,指导各部门审查识别产品包含冲突矿物的可能性,要求详见本指南。

 

本公司的相关规定已公开发布于公司网页上。

2.    组织架构和职责

 

本公司的团队由总经理、副总经理及各部门长组成,负责管理本公司冲突矿物的持续维护。如您希望了解详细信息。可向sc@tj-sy.com发送电子邮件。公司团队负责冲突矿物计划的以下范畴。

●制定本公司的政策。

●公司制定应对客户询问的回复。

●审查与冲突矿物计划有关的文件,如供应商回复及原产国尽职调查。

●汇编业务单位证明的信息,提交记录。

●符合SEC报告要求(根据业务单位提供的证明)。

●视需要聘用第三方审计。

 

客户询问回复

本公司冲突矿物团队将负责拟定对客户询问业务的冲突矿物状态的回复。本公司必须依据随后章节所述的RCOI和尽职调查程序的结果。在调查上填入所有公司(即公司名称,代表姓名,代表职务等)和产品(即使用金属,金属产地,冶炼厂等)信息。团队必须遵循附录F中的指导,填写问卷的“企业级别”一节,而后在向供应商分发之前,全部填妥的回复必须经过本公司冲突矿物团队的审核。此外,当地团队可参考附录G中的客户询问回复样本,对调查作出回复。

3. 推进内容

 

A 确定规则对业务的适用性。

确定生产中没有3TG矿物的任何实体。必须提供支持这一主张的证明文件。这些实体必须满足本文件第3B节中所列的文件要求。

B 识别3TG成份

业务单位必须识别构成其产品组合的已知全部产品,才可确定任何产品是否含有冲突矿物,证明此步骤时,请参阅附录A识别3TG成份模板。

识别已知的全部产品,并筛查所有产品以识别是否有3TG矿物主品,本公司将依据产品层次、系统、数据或使用性等,确定最能满足其需求的方法。将要进行的流程活动旨在推行筛查活动。首先筛查本年内制造的全部产品,而后排除范围以外或肯定不含3TG的产品和产品系列。以下为对于筛查活动的描述。

a.     审查物料主数据;审查产品清单和相应的物料清单;审查当年用于制造的物料的采购记录。

b.       确定业务单位能够控制产品设计和制造的产品;审查特殊业务关系的法律协议(即合资等)。

c.       审查范围内产品,查明可能含有3TG的任何项目;品质部执行额外审查,识别任何额外项目;

d.       将含3TG的项目与最终产品关联起来。

识别已知全部产品----应识别进入商业流的全部产品。这应包括所有业务关系:外包、许可协议、设施使用协议等。

文件要求:

此步骤的文件应包括以下数据点:

a.产品名称;

b产品编号----项目编号(如可能);

c产品类别----商品群或种类(如建筑,医疗,电子等);

d来源----识别物料的出处(如物料的主数据,物料清单(BOM)等)。

●确定范围内的产品----应审查全部产品,纳入本公司制造或签订合同准备制造的产品。合同制造产品由第三方制造(本公司在其设计或材料选择方面能施加一定程序的影响)。此类产品将被视为范围内的产品。将接受进一步分析,以确定是否存在3TG。本公司无法控制的产品设计或制造的产品则在范围以外(例如,本公司购买一般产品,仅在该产品上冠以其品牌,而无法控制设计或制造)。

注:包装不在此前评估的范围内,此外按照SEC规定“发行人必须确定冲突矿物的来源,为自身及其所有合并子公司做出有关冲突矿物的任何必需披露。这包括本公司向SEC提交的财务报表中合并的任何合资企业或其他子公司。

文件要求:

此步骤的文件应建立在上一步的证明基础上,包括以下数据点:

a.     对设计或制造的控制能力;

b.     所有合并子公司制造右订约拟制造的产品。

识别3TG矿物的产品----业务单位需要识别含有3TG的产品,其中3TG为有意添加并对产品的功能和/或生产有必要作用。这些术语定义见附录B

可综合运用以下三种分析技巧完成识别:①审查物料清单,确定各种范围内的产品;②按工程和质量SNE审查;③将潜在3TG项目的最终清单与产品关联起来。实行这些技巧的详细方法完全由业务单位决定,为实现准确的结果。

最终将使用这种分析的结果,编制成清单。

注:该法规的所有披露要求均针对产品而言,(即进入商业流的货物),因此,所有物料必须映射到使用这种物料的产品。

文件要求:

此步骤的文件应描述确定以下各项的流程:

a.     产品是否含有3TG

b.     3TG是否对产品的功能或生产有必要的作用;

c.     含有哪种3TG(锡、钽、钨和金);

d.     3TG的最终业务单位产品的名称;

e.     3TG的最终业务单位产品的的产品ID

C.识别3TG供应商

对于促使范围内产品含有3TG的部件和工艺,必须识别其供应商。从而通过“合理的原产国调查”对这些3TG建立监管链。证明此步骤时,请参阅附录ARCOI 供应跟踪模板”查看要用的模板总体方法如下:

a.     确定范围内物料的活跃供应商----必须利用含3TG的产品和原材料的最终清单,确定部件/工艺的对应供应商,应在适当的采购人员的帮助下,确定供应商的相关信息。

b.     合并3TG供应商和去除重复----由于供应商信息可能是从多个记录系统中摘录,因此必须编制合并的供应高清单,消除重复及确保供应商无遗漏。

c.     识别适当的供应商联系人及任何信息缺口----就识别出的供应商而言,找出适当的供应商联系人,以提供有关冲突矿物措施的信息。根据项目来源的不同位置/地点,考虑是否需要为特定供应商安排多个联系点。

文件要求:

此步骤的文件应建立在前几步的证明基础上,描述确定以下的各项流程:

供应商名称

供应商系统ID编号

供应商联系信息

内部供应商联系点

若实体未在其产品流中识别出任何潜在的3TG物料,并已完成本节所列的步骤,他们可继续执行本文件的第6节。

4.  纠正和预防措施

 

本公司必须利用有组织的信息渠道,从其供应商处获取必要信息,以评估产品中所含3TG的来源和冲突采购的状态,以满足任何潜在冲突矿物报告的要求。

1)审查和填写供应商调查和函件----借助第3节确定的供应商清单,为各供应商编制一份供应商调查。参照“RCOI供应商跟踪模板”(请参阅附录A),使用已有的信息(即公司详情及公司代表信息)填写“供应商调查模板”(请参阅附录A,此外,将可能含有3TG的所有物料填入“产品清单一节”。供应商函件及致供应商函模板(请参阅附录A),亦可就业务单位标志,联系信息及适当日期进行更新。

2)分发供应商调查----内部供应商联系点(“供应商联系点”)应向联系人(见“识别3TG成份模板”)分发供应商调查和致供应商函,发送给供应高的电邮要写明给出明确预期的回复截止日期,建议供应商联系点打电话跟进发送给供应商的电邮。

3)跟进供应商----在发给供应商的通讯中列明的截止日期之前,供应商联系点应联系尚未回复的供应商,确认能否在截止日期前收到回复。

4)运用“调查回复风险评估模板”工具对各范围内模仿应商评分(清参阅附录A),供应商调查回复评估应由主管人员审批。评估人也应掌握冲突矿物法规,以对供应商回复做出适当评估。

5)  审查每一个供应商回复,以识别任何危险信号,请参阅附录C,了解识别常见危险信号的指导。

6)  根据风险评估工具得出的总体供应商评级和评分“和一步识别的任何危险信号,把各范围内的供应商归入高//低风险类别。

经识别有危险信号的供应商,至少应归入中风险类别。经识别有危险信号且“总体供应商评级和评分”为“中”或“高”的供应商,应归入高风险类别。

文件要求:

此步骤的文件应描述确定以下各项的流程

a.     与供应商通讯的日期以及相关通讯的副本。

b.     收到供应商回复的日期以及回复文件的副本。

5.  改善效果验证

 

本公司展开尽职调查活动,确保供应商提供的信息的真实性经过适当检验。

1.     根据供应商风险评级另外展开尽职调查程序。

a.     低风险供应商----记录调查结论并记下供应商调查回复。

b.     中高风险供应商----展开附录D所列尽职调查行动。

c.     无回复供应商----联系供应商联系人询问可以收到回复的时间。

2.     留存从供应商获得,据以得出冲突状态结论的文件,并且需要按照管理层声明书进行年度再认证,作为展开独立第三方审计时,遵守本公司指引的证据。

3.     作出冲突状态结论,评估人将仅凭供应商回复对供应商的冲突状态做出初步评估。确定初步状态后,所有供应商结果连同证据文件须一并提交到本公司的冲突矿物团队审查,在所有方就供应商的最终冲突状态达成一致之前,冲突矿物团队会视需要审查并索要额外信息。

4.     状态必须按产品/品系列予以报告。因此业务部门必须跟踪相应产品/产品系列的供应商冲突状态,并提供各产品/产品系列的冲突状态结论。

注:这条规则不存在任何最低限额例外。如果物料经查明为“有冲突”整个产品的状态即为“有冲突”。

6. 持续改进

 

产品和相应的供应链是不断变化的,对业务部门的变更或增加,必须经过评估才能评估对业务冲突状态的影响。业务部门必须针对产品维护,新产品供应商管理和新供应商建立包含使本公司了解其经营活动作用冲突矿物的必要冲突矿物的流程。

A 产品

1.     当前产品清单----在上述指引所述的流程完成时,业务部门应制定其产品范围内所有产品以及相应冲突状态清单。

2.     新产品/物料----如考虑在业务概况中增加新物料或产品,必须确定该产品或物料的冲突状态。产品的物料清单完成后,制造产品作用的任何3TG物料必须在前次使用的当年内进行RCOI流程。此外,确定该年的产品冲突状态时,必须考虑现有用于生产产品的任何物料的冲突状态。

B 供应商

1.     当前供应商名单----在上述指引所述的流程完成时,业务部门应制定所有潜在3TG供应商及其相应冲突状态的清单。

此外,从现在开始,业务部门应将供应链政策和尽职调查流程纳入商业合同和/或书面协议,包括要求对物料的来源和用途进行定期(即季度或半年度)认证的权利。请参阅附录E

2.     新供应商----如要将新供应商加入供应链以提供新物料或妈代现在供应商,则必须确定该供应商的冲突状态。

C.员工

1.业务部门管理层应告知员工,如果他们对矿物采购或买卖情况有任何问题或疑虑,应向本公司报告。

 

7. 向本公司团队报告结果

 

业务部门必须向本公司团队提供和其产品/产品系列的冲突状态 的关的认证。此信息将直接支持本公司的证交会报告要求。向SEC提交的文件(即表格SD)陈述必须准确无误。因此,按照本政策提供的所有信息,必须 准确无误,认证须每年展开,还须纳入当前管理层声明书流程。

冲突矿物通讯协定----如果业力部门得知第3节“确定产品和供应商范围”确定的范围内的矿物是从“所涉国家”之一采购的,则业务部门须在48小时内直接通知本公司矿物团队。届时,公司团队将和当地团队一起确定将要采取的下一步措施。

1.     年度业务部门认证书----在每个公历年度的第一季度末,每个业务部门必须填写关于其冲突矿物工作成果的业务部门认证书范本(指的是附录A),此认证书必须签名并于每年331日前提交至本公司冲突矿物团队。

2.     年度供应商再认证----每年,业务部门须就当年内制造的产品(如上文规定)的所有范围内供应商冲突状态进行再验证。确定产品/产品系列的种类状态有无任何改变。每年,再认证包括展开本文件第45节所述步骤,此再次认证须在当年的第四个季度执行。且须涵盖当年内制造的任何范围内产品(如上文规定)包括该年度内增加的新产品或供应商。年度供应商再认证必须及时完成。以在年度第4季度声明书中载入相关结果。

3.     季度声明书----将纳入关于各部门产品/产品系列冲突状态的问题。

 

SEC提交 的文件

冲突矿物计划年度活动时间表

展开RCOI和回复风险评估(第4节)

展开尽职调查(如有必要)(第5节)

完成第4季度声明书

管理新产品供应商

8活动修订历史记录

 

活动

修订日期

修订说明

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附录A----资源材料

 

NO

文件名

文件描述

1

识别3TG成份模板

潜在3TG物料清单

2

RCOI供应商跟踪模板

监控所发调查和所获回复的跟踪工具

3

供应商调查模板

供应商调查

4

致供应商函模板

发送给供应商,用以补充电邮分发的信件

5

调查回复风险评估模板

评估供应商调查回复的工具

6

认证书范本

需提供给本公司冲突矿物团队的带有最新成果的范本

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附录B----主要术语

 

1.3TG----钨、钽、锡和金,目前冲突矿物法规对这四种矿物做出了规定。

2.所涉国家----刚果民主共和国及九个周边国家,包括安哥拉、布隆迪、中非共和国、刚果共和国、卢旺达、苏丹、坦桑尼亚、乌干达和赞比亚。

3.对功能有必要作用----根据SEC的指导,确定冲突矿物是否对产品的功能有必要作用,考虑的因素有:

a.冲突矿物是否有意添加到产品或产品的任何组成部分中的,且不是天然副产品。

b.冲突矿物对产品的一般预期功能、用途或效用有必要作用。

c.冲突矿物是作为点缀,装饰或修饰添加的,不论产品的主要用途是不是点缀或装饰。

4.对生产有必要的作用----根据SEC的指导,确定冲突矿物是否对产品的生产有必要作用,考虑的因素有:

a.冲突矿物是有意加到产品的生产过程中的,但生产产品作用的任何工具,机器或设备除外(如电脑或输电线)。

b.最终产品含有冲突矿物。

c.冲突矿物对产品的生产有必要作用。

注:如果冲突矿物作为生产产品的必要催化剂使用,但最终产品不含冲突矿物,该矿物即不对“对产品的生产有必要作用”。

8.     活跃供应商----采购导致当年制造的产品含有3TG的部件的供应商。

9.     冲突状态

a.无冲突----产品不含对该产品的功能或生产有必要作用,可直接或间接为所涉国家的武装集团提供资金或利益的冲突矿物。

b.有冲突----产品含有可直接或间接为所涉国家的武装集团提供资金或利益的冲突矿物。

c.冲突状态未定----无法确定产品含有可直接或间接为所涉国家的武装集团提供资金或利益的冲突矿物。

 

 

 

 

附录C----危险信号

危险信号指警示公司其产品所含矿物可能为DRC和周边国家冲突矿物的因素。要考虑的危险信号包括但不限于:

危险信
号类别

20132014

2014以后

用于监控供应商流程的危险信号

 

 

 

 

表明存在冲突采购潜在风险的危险信号

 

 

 

 

 

 

表明未合理回复/
未予回复的危险信号

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附录D----尽职调查措施

 

公司程序回复:冲突矿物

NO

调查问题

尽职调查措施

1

贵公司是否有政策规定,不得采购DRC(即刚果民主共和国)冲突矿物

如回复“是”但注释或附件中未列出证据,则要求出具有关证据
如回复“否”则询问该公司有无就其采购立场制定政策,如无,则询问他们计划在何时制定政策,以获取该信息

2

贵公司是否在公司官网上公布该政策

如回复“是”则验证注释栏给出的网站信息,如未提供此信息,则要求其提供
如回复“否”则询问该公司是否希望在其网站上公布冲突矿物政策

3

贵公司是否要求直接供应商做到无DRC冲突

如回复“是”则要求出具证明文件
如回复“否”则无须进一步措施 

4

贵公司是否要求直接供应商依照CFS(即无冲突冶炼厂)合规冶炼厂清单从符合CFS计划认证的冶炼厂采购

如回复“是”则要求出具证明文件
如回复“否”则询问原因,以及该公司预计何时会要求其供应商从CFS清单或类似认证清单上的供应商采购

5

贵公司是否就无冲突采购实施尽职调查措施

如回复“是”则要求该公司详细说明其冲突矿物计划,包括未予以回复/未合理回复的部件供应商开展的跟进措施,与其部件供应商进行的访谈以及为证明回复所要求的文件
如回复“否”则询问原因,以及该公司预计在何时制定冲突矿物计划和尽职调查步骤

 

NO

调查问题

尽职调查措施

6

贵公司是否要求供应商填写此冲突矿物报告或类似报告

如回复“是”则要求供样本
如回复“否”则要求其作出解释

7

贵公司是否要求供应商提供冶炼厂名称

如回复“是”则查看注释栏或问题4的回复中有无提供冶炼厂名称,若未提供,则要求提供其所有冶炼厂名称
如回复“否”则询问原因,以及该公司预计何时获释其所有冶炼厂的名称

8

贵公司是否会验证从供应商收到的冲突矿物信息

如回复“是”则要求其提供如何验证的证据
如回复“否”则询问原因,以及该公司预计何时进行验证

9

贵 公司或贵公司的母公司是否为SEC(即美国证券交易委员会)注册人

不强制要求

10

对于贵公司向我们提供的产品,以下任何金属是否对产品的若能或生产有必要作用

如回复“是”则无须采取进一步措施
如回复“否”则就所有四种金属开展跟进,以确定回答是否切实合理,如不切实合理,则跟进供应商要求其给出理由

 

 

 

 

NO

调查问题

尽职调查措施

11

贵公司是否收到过各供应商就含有冲突矿物或其衍生物/合成物的产品填写的冲突矿物报告模板或其他相关的信息

参考问题6

12

在这些金属或其衍生物/合成物中,是否有任何是产自DRC或周边国家?

如回复“是”或“否”则验证注释栏内有无列出产地,并要求出具支持性证据(如发票)
如回复“不确定”或“不知道”则验证注释栏内有无提供支持性证据,可证明该公司为查明产地采取的措施,如回昨中未包含该信息,则要求该公司提供

13

在这些金属或其衍生物/合成物中,是否有任何是来自回收公司或废料供应商

如回复“是”或“否”则验证注释栏内有无列出产地,并要求出具支持性证据(如发票)

如回复“否”则无需其他证据
如回复“不确定”或“不知道”则验证注释栏内有无提供支持性证据,可证明该公司为查明产地采取的措施,如回昨中未包含该信息,则要求该公司提供

14

就每种金属贵公司是否已查明贵公司以及供应商的所有冶炼厂

如回复“是”或“否”则验证注释栏内有无列出产地,并要求出具支持性证据(如发票)
如回复“不确定”或“不知道”则验证注释栏内有无提供支持性证据,可证明该公司为查明产地采取的措施,如回昨中未包含该信息,则要求该公司提供

15

就以下金属而言,贵公司和供应商的冶炼厂是否均已通过无冲突冶炼厂(CFS)计划认证,并列入合规冶炼厂清单

如回复“是”则要求出具CFS认证的证据,还需验证供应商是否就问题4所指的所有冶炼厂出具了CFS认证
如回复“否“则询问列于CFS清单的冶炼厂占其所有冶炼厂的百分比。并要求出具证据证明这些冶炼厂已通过CFS认证。还需要要求公司提供证据,证明其为做到无冲突所采取的措施。
如回复“不知道”则要求该公司提供证据,证明其为做到无冲突所采取的措施

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附录E----供应商文件的行文样本

 

合同条款

应考虑以下条文纳入(在形式或内容上)与3TG矿物或相关物料或者含有3TG矿物或相关物料的任何原材料有关的供应协议。

●陈述与担保:协议包含承诺遵守所有适用法律的陈述与担保,包括供应商须向买方提供任何必要信息。以便买方遵守可能的冲突矿物报告要求。此外,供应商应采取合理步骤,对3TG矿物的上游来源开展必要调查,以便买方能遵守上述要求。

●取消条款:协议须载明,凡遵守法律的行为都将构成对协议的严重违反。本公司可就此终止协议,而不承担任何责任。

●审计权利:协议规定,本公司或双方商定的独立审计公司有权合理查阅并定期审计供应商的帐簿和记录。上述审计权利应包括可审查有关供应商采购3TG矿物或相关物料文件。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附录F----客户询问调查回复:企业级别部分

 

NO

问题

回复

证据

1

贵公司是否有政策规定,不得采购DRC(即刚果民主共和国)冲突矿物

 

 

2

贵公司是否在公司官网上公布该政策

 

 

3

贵公司是否要求直接供应商做到无DRC冲突

 

 

4

贵公司是否要求直接供应商依照CFS(即无冲突冶炼厂)合规冶炼厂清单从符合CFS计划认证的冶炼厂采购

 

 

5

贵公司是否就无冲突采购实施尽职调查措施

 

 

6

贵公司是否要求供应商填写此冲突矿物报告或类似报告

 

 

7

贵公司是否要求供应商提供冶炼厂名称

 

 

8

贵公司是否会验证从供应商收到的冲突矿物信息

 

 

9

贵 公司或贵公司的母公司是否为SEC(即美国证券交易委员会)注册人

 

 

10

对于贵公司向我们提供的产品,以下任何金属是否对产品的若能或生产有必要作用

 

 

11

贵公司是否收到过各供应商就含有冲突矿物或其衍生物/合成物的产品填写的冲突矿物报告模板或其他相关的信息

 

 

12

在这些金属或其衍生物/合成物中,是否有任何是产自DRC或周边国家?

 

 

13

在这些金属或其衍生物/合成物中,是否有任何是来自回收公司或废料供应商

 

 

14

就每种金属贵公司是否已查明贵公司以及供应商的所有冶炼厂

 

 

15

就以下金属而言,贵公司和供应商的冶炼厂是否均已通过无冲突冶炼厂(CFS)计划认证,并列入合规冶炼厂清单

 

 

 

 

附录G----回复客户询问样本

 

样本1

尊敬的客户:

感谢您询问,我们关于3TG的使用情况,我们愿与您承诺,在采购时遵守美国证券交易委员会(SEC)有关部突矿物的最终规则。

在合理调查我们的供应链后,我们向您供应的产品未使用对产品的协能或生产有必要作用况突矿物。

 

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